Ich erhalte die Fehlermeldung „Postfach voll“. Was kann ich tun?
Wenn Ihr Postfach voll ist, haben Sie zwei Möglichkeiten, das Problem schnell zu lösen:
Option 1: Postfach aufräumen (Selbsthilfe)
Sortieren Sie Ihren Posteingang und den „Gesendet“-Ordner nach Dateigröße, um E-Mails mit großen Anhängen zu löschen. Leeren Sie anschließend unbedingt den Papierkorb & Spam-Ordner, da die Mails sonst weiterhin Speicherplatz verbrauchen.
Hier finden Sie eine Anleitung für den Webmailer.
Option 2: Speicherplatz erweitern lassen (Unser Service)
Möchten Sie keine E-Mails löschen, erweitern wir Ihren Speicherplatz gerne. Schreiben Sie dazu einfach eine kurze Nachricht über unser Ticket-System.
Kann ich eine automatische Nachricht in meiner E-Mail-Adresse einrichten?
Ja, das ist gar kein Problem. Wenn Sie im Urlaub sind oder eine Fortbildung besuchen, können Sie jederzeit eine automatische Abwesenheitsnotiz einrichten. Diese informiert Absender sofort darüber, ab wann Sie wieder erreichbar sind und an wen sie sich in dringenden Notfällen wenden können.
Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie den Autoresponder einrichten.
Welche Unterschiede gibt es zwischen IMAP und POP3?
Der Hauptunterschied liegt darin, wo Ihre E-Mails gespeichert werden:
IMAP (Empfohlen): Ihre E-Mails verbleiben dauerhaft auf dem Server. Wenn Sie eine Nachricht auf dem PC, dem Smartphone oder im Webmailer öffnen, lesen Sie diese direkt dort. Dadurch bleibt alles perfekt synchron: Löschen oder lesen Sie eine E-Mail auf einem Gerät, wird dies sofort überall übernommen. Ideal für Teams.
POP3: Ihre E-Mails werden vom Server heruntergeladen und dort meist gelöscht. Sie befinden sich danach nur noch lokal auf dem jeweiligen Gerät. Andere Geräte haben keinen Zugriff mehr auf diese Nachrichten, und Sie müssen sich selbst um die Datensicherung kümmern.
Unsere Empfehlung: Nutzen Sie IMAP, damit Ihr gesamtes Team immer auf dem gleichen Stand ist.
Eine ausführliche Erklärung dazu finden Sie in unserem Blog-Artikel.
Welchen Unterschied gibt es bei SSL & TLS bei E-Mail-Konten?
Sowohl SSL (Secure Sockets Layer) als auch TLS (Transport Layer Security) sind Verschlüsselungsprotokolle.
Sie sorgen dafür, dass die Verbindung zwischen Ihrem Gerät und unserem E-Mail-Server geschützt ist, damit Passwörter und E-Mails nicht von Dritten abgefangen werden können.
Der wesentliche Unterschied liegt in der Aktualität und Sicherheit:
SSL (Der veraltete Vorgänger): SSL ist die ältere Technologie. Sie gilt heute als technisch überholt und weist Sicherheitslücken auf. Auch wenn der Begriff „SSL-Zertifikat“ im Alltag oft noch als Überbegriff für Verschlüsselung genutzt wird, sollte das reine SSL-Verfahren nicht mehr aktiv verwendet werden.
TLS (Der moderne Standard): TLS ist der moderne, sichere Nachfolger von SSL. Es funktioniert nach dem gleichen Prinzip, bietet aber eine wesentlich stärkere Verschlüsselung und schließt die Sicherheitslücken des alten SSL-Verfahrens.
Unsere Empfehlung: Wählen Sie bei der Einrichtung Ihrer E-Mail-Programme immer TLS (oft auch als STARTTLS oder SSL/TLS zusammengefasst) aus.
Damit ist Ihre Kommunikation in der Praxis oder Apotheke nach aktuellen Standards optimal geschützt.
Wichtige E-Mails landen immer im Spam-Ordner. Wie kann ich das ändern?
Wenn wichtige E-Mails ungewollt im Spam-Ordner landen, liegt das an den automatischen Sicherheitsfiltern.
Sie können das Problem ganz einfach beheben, indem Sie die betroffenen Absender auf Ihre sogenannte Whitelist (Liste sicherer Absender) setzen. Dadurch weiß das System, dass diese Nachrichten vertrauenswürdig sind und direkt in den Posteingang gehören.
Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie die Whitelist einrichten.
Woran erkenne ich Spam-E-Mails?
Spam-E-Mails werden immer professioneller, aber mit ein paar einfachen Blicken auf den Inhalt lassen sie sich in der Regel schnell entlarven. Achten Sie bei verdächtigen Nachrichten auf die folgenden 5 Warnsignale:
1. Die Absender-Adresse genau prüfen: Oft klingt der Name des Absenders im E-Mail-Programm vertraut. Wenn Sie jedoch genau auf die eigentliche E-Mail-Adresse dahinter schauen (meist per Klick auf den Namen sichtbar), sehen Sie oft kryptische Kombinationen statt der echten Domain.
2. Dringlichkeit und Drohungen: Spam- und Phishing-Mails wollen Sie oft unter Druck setzen. Typische Phrasen sind: „Ihr Konto wird in 24 Stunden gesperrt“, „Handeln Sie sofort“ oder „Bestätigen Sie umgehend Ihre Daten“. Seriöse Dienstleister fordern Sie niemals mit solchen Fristen zu schnellen Datenpreisgaben auf.
3. Ungewöhnliche Links: Wenn Sie in der E-Mail aufgefordert werden, auf einen Link zu klicken (z. B. um sich einzuloggen), fahren Sie mit der Maus nur über den Link, ohne zu klicken (sogenannter Mouse-Over). Ihr Mail-Programm zeigt Ihnen dann die echte Ziel-Adresse an. Sieht diese unnatürlich oder völlig fremd aus, klicken Sie nicht darauf.
4. Aufforderung zur Datenpreisgabe: Banken, Paketdienste oder IT-Dienstleister werden Sie niemals per E-Mail nach sensiblen Daten wie Passwörtern, PINs, Kreditkartennummern oder Ihren Zugangsdaten fragen.
5. Kryptische Dateianhänge: Seien Sie extrem vorsichtig bei unerwarteten Anhängen, insbesondere bei Dateien, die auf .exe, .zip, .scr oder auch ungewöhnliche Office-Dokumente enden. Dahinter verbirgt sich häufig Schadsoftware.
Goldene Regel für das Team: Wenn Ihnen eine E-Mail merkwürdig vorkommt, klicken Sie auf keine Links und öffnen Sie keine Anhänge.